3.5 Bedrijfsvoering

Kernorganisatie gemeente Aalsmeer

In 2022 is de ambtelijke kernorganisatie Aalsmeer ingericht.
De opdracht van de ambtelijke kernorganisatie is om dienstverlening aan inwoners, bedrijven en organisaties op de Aalsmeerse maat te bieden, de advisering van het gemeentebestuur en de aanpak van de Aalsmeerse opgaven te versterken, en de financiën beter te beheersen. Hiertoe is een aantal strategische en ondersteunende taken bij de kernorganisatie Aalsmeer ondergebracht.
Alle loketfuncties voor gemeentelijke publieke dienstverlening zijn op afspraak in het raadhuis van Aalsmeer zowel fysiek als digitaal beschikbaar. Hiermee kunnen inwoners, bedrijven en organisaties binnen de eigen gemeente informatie en dienstverlening ontvangen onder andere op het gebied van burgerzaken en documenten, wonen, bouwen, ondernemen, maatschappelijke (jeugd)hulp en (inkomens)ondersteuning.

Naast de medewerkers van de Aalsmeerse kernorganisatie werken ook medewerkers van de AA organisatie met enige regelmaat aan specifiek Aalsmeerse opgaven vanuit het raadhuis in Aalsmeer vanuit het principe ‘werken waar het werk is’.

In 2023 is heeft de kernorganisatie o.a. de volgende zaken opgepakt:

• Brede conferentie sociaal domein

• Strategienota Sociaal Domein
• Procesnotitie arbeidsmigranten
• Voorbereiden Omgevingsvisie en gebiedsvisie Kudelstaart
• Aanvraag Regiodeal
• Verbeteren van de P&C cyclus

In 2023 is aandacht besteed aan de leesbaarheid en de transparantie van de P&C documenten. Ook is het risicomanagementsysteem geactualiseerd en is een frauderisico-analyse opgesteld.

• Actualiseren van de financiële beleidskaders
• Invulling geven aan aandeelhouderschap Verbonden partijen en het actualiseren van de nota verbonden partijen.
• Opvolging geven aan samenwerkingsafspraken met Amstelveen

• Inzetten verbetertraject proces omgevingsvergunningen
• Het inzetten op het creëren van ruimte om problemen minnelijk op te lossen (zoals Lakenblekerstraat, fort Kudelstaart).
• Meer ruimte gecreëerd bij Provinciale Staten voor het Lintenbeleid Aalsmeer.
• Opvang van vluchtelingen uit Oekraïne.

Personeel
Ultimo 2023 zijn de kernorganisatie 22 (2022: 24) personen (22,19 vte (2022: 22,47 vte)) werkzaam binnen de kernorganisatie. De werkelijke loonkosten 2023 bedragen € 2.364.100 (geraamd € 2.513.900).
In programma 7 Overhead heeft u onder financiële toelichting kunnen zien dat het totaal van de geraamde en de werkelijke uitgaven in 2023 met elkaar in lijn zijn geweest.

Inhuur
In 2023 is een gedeelte van het budget voor loonkosten besteed aan inhuur ter invulling van vacatures en externe advisering / uitbesteed werk of waar taken waarvoor de kernorganisatie zelf de capaciteit niet in huis heeft. De totale kosten hiervan bedragen € 398.400.

Transitiebudget
Voor de transitie naar de nieuwe organisatie is € 3.000.000 beschikbaar gesteld voor 2021 en 2022.
Ultimo 2022 is € 1,949 miljoen overgeheveld naar 2023. In de 2e bestuursrapportage 2023 is een voorstel gedaan om het restant ad € 1,8 miljoen over te hevelen naar 2024 en 2025.
In 2023 is € 148.100 uitgegeven ten laste van het transitiebudget. Dit betreft met name kosten van inhuur en advisering.

Huisvestingkosten
De totale kosten van de huisvesting bedragen in 2023 € 463.100 (2022: € 440.000). de huisvestingskosten bestaan uit de afschrijvingskosten energiekosten, reservering meerjaren onderhoud, jaarlijks onderhoud, heffingen, verzekeringen en beheerkosten.

Raad en griffie
De griffie ondersteunt de gemeenteraad en bestaat uit een compact team van 3 vte, verdeeld over de functies van griffier, raadsadviseur, communicatieadviseur en coördinator bestuurlijke besluitvorming.
De griffie adviseert de raads- en commissieleden bij de uitoefening van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rollen. Dat doet zij door de raad volledig, juist en tijdig te informeren, het bieden van advies en ondersteuning bij de inzet van raadsinstrumenten, het adviseren, begeleiden en technisch ondersteunen bij commissie- en raadsvergaderingen en het vergroten van de expertise van de raads- en commissieleden door het aanbieden en organiseren van trainingen en werksessies. Zo kwamen in 2023 onderwerpen als energiearmoede, het sociaal domein, participatie, veiligheid en openbare orde, het omgevingsplan, integriteit, de woonagenda en het BOB-vergadermodel (beeldvormend, oordeelsvormend en besluitvormend) aan bod.

In 2023 vergaderde de gemeenteraad tien keer, voorafgegaan door de beeld- en oordeelsvormende commissies Ruimte en Maatschappij en Bestuur.
In 2023 heeft de griffie werkbezoeken voor de raad georganiseerd. De raads- en commissieleden bezochten Schiphol, Gro Up jongerenwerk, de Veiligheidsregio Amsterdam Amstelland, de brandweerkazernes in Amstelveen en Aalsmeer, afvalverwerker Omrin in Heerenveen en Veilig Thuis in Amsterdam.

De griffie is het directe aanspreekpunt van de gemeenteraad voor inwoners en organisaties. Ook verzorgt de griffie de communicatie namens de raad met als doel de raad zichtbaar te maken voor inwoners en contacten te leggen met de Aalsmeerse samenleving. In dat kader hebben 22 groepen leerlingen uit het basisonderwijs in de raadzaal het democratiespel gespeeld en hebben klassen van het Yuverta-college het debatspel gedaan. Tevens is er verbinding gelegd met de kinderraad.
Daarnaast hebben 25 inwoners de cursus Politiek Actief gevolgd. Raadsleden hebben actief meegewerkt aan deze activiteiten.

Tot slot heeft de griffie in opdracht van de raad een onderzoeksverordening opgesteld, een nieuwe rekenkamerverordening opgesteld en heeft de griffie de raadsleden bijgestaan in de keuze voor een rekenkamer en een accountant.

(Bestuurlijke) Integriteit
In het kader van de Ambtenarenwet waarin de wetgever de organisatie verplicht heeft gesteld om een integriteitsbeleid te voeren dient de organisatie met enige regelmaat aandacht te besteden aan integriteit en maatregelen te nemen om (de schijn van) het schenden van integriteit te voorkomen.
Dit betekent dat de kernorganisatie een aantal basismaatregelen heeft genomen, zoals het afleggen van de eed/ belofte, het overleggen van een verklaring omtrent het gedrag en de referentiecheck bij aanname van nieuwe personeelsleden. Daarnaast heeft de organisatie een integriteitsbeleid. De kernorganisatie heeft sinds eind 2023 daarnaast een vertrouwenspersoon en ook is er een personeelsvertegenwoordiging (PVT) ingesteld. Verder is er een frauderisicoanalyse (zie ook onder rechtmatigheidsverantwoording verderop in deze paragraaf) die als een basis dient voor de uit te voeren verantwoordelijkheden en werkzaamheden in het kader van interne controle.
Verder werken wij aan integriteit door continu te werken aan een cultuur waarin aanspreekbaarheid van grote waarde wordt geacht.
Naar aanleiding van de gebeurtenissen in het voorjaar van 2023 heeft de raad in de raadsvergadering van 20 juli 2023 procesafspraken gemaakt om de weerbaarheid van de gemeenteraad en het college van B&W te versterken bij vraagstukken over integriteit en vertrouwen. Daartoe is een stuurgroep integriteit ingesteld en is een plan van aanpak opgesteld met bijbehorende planning. In maart 2024 zijn gedragscode raads- en commissieleden en het convenant omgangsvormen door de raad vastgesteld.