Verantwoording over beleidsvoornemens WOO
Vanuit het motto ‘Vanzelfsprekend openbaar’ willen wij openbare informatie juist, volledig en netjes beschikbaar stellen. Daarvoor is het belangrijk dat op een bewuste en zorgvuldige wijze wordt omgegaan met overheidsinformatie en dat sprake is van een adequate informatiehuishouding. Er worden continu stappen gezet om binnen de gestelde termijnen aan de vereisten van de Woo te voldoen. Om de bewustwording te vergroten zijn in 2023 ook kennissessies voor leidinggevenden gehouden. Van 12 tot 16 juni 2023 heeft de Week van de Woo plaatsgevonden, waarbij diverse trainingen, workshops en koffietuinsessies zijn georganiseerd voor alle medewerkers.
Passieve openbaarmaking
Onder passieve openbaarmaking wordt verstaan het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving, een Woo-verzoek. In 2023 heeft de AA-organisatie 79 Woo-verzoeken, waarvan 22 voor Aalsmeer, behandeld. Dat zijn er in absolute aantallen iets minder dan in 2022. De verzoeken zijn in omvang en complexiteit toegenomen. In 2023 is een tweede Woo-jurist aangenomen om het Woo-proces te ondersteunen.
Hiernaast is er in 2023 een anonimiseringsrichtlijn opgesteld om de organisatie te kunnen ondersteunen bij het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens wat ook bij de behandeling van Woo-verzoek van belang is.
In 2024 trekken we de lijn van het sneller en beter afhandelen van Woo-verzoeken door. In 2023 is gestart met de voorbereiding van het bouwen van een rapportage, zodat jaarlijks in beeld gebracht kan worden waar het Woo-proces nog geoptimaliseerd kan worden.
Actieve openbaarmaking
Belangrijk onderdeel van de Woo is de verplichting tot actieve openbaarmaking van zeventien informatiecategorieën, waarvan er 11 relevant zijn voor de gemeente. Dat moet plaatsvinden via een digitale infrastructuur die door de minister van BZK in stand wordt gehouden. Het doel is, alle informatie die bestuursorganen onder de Woo actief openbaar moeten maken, op één plek voor iedereen vindbaar en doorzoekbaar te maken. Bij de ontwikkeling van de verplichte digitale infrastructuur is uitgegaan van een oplossing waarbij de informatie centraal zou worden opgeslagen. Op advies van het Adviescollege ICT-toetsing heeft de minister van BZK eind 2022 gekozen voor een eenvoudiger en sneller te realiseren oplossing: een verwijsindex (de 'Woo-index') met zoekfunctie. In juni 2023 is de gemeente aangesloten op deze ‘Woo-index’ en is de redactierol belegd.
De volgende categorieën maakt de gemeente inmiddels al actief openbaar:
- besluiten, verordeningen en andere algemeen verbindende voorschriften;
- overige besluiten van algemene strekking;
- beleidsregels;
- bereikbaarheidsgegevens;
- vergaderstukken en verslagen van de raad;
- agenda’s en besluitenlijsten van het bestuur;
- vergaderstukken en verslagen van het bestuur.
Informatiehuishouding
Er is een beleid Formele en informele informatie ontwikkeld. Met dit beleid geven we binnen het kader van de Woo, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de Archiefwet uitwerking aan de verplichting om relevante informatie te archiveren. Het beleid geeft de organisatie uitgangspunten en handvatten wat formele en informele informatie is en op welke wijze we deze archiveren.
In de weg naar een adequate informatiehuishouding maakt ook de overgang van netwerkschijf naar Teams het werken in relatie tot de Woo makkelijker, simpeler en het zoeken sneller. De realisatie van deze verandering van het digitaal samenwerken in documenten en dossiers vraagt om richtlijnen en instructies toegespitst op werkzaamheden en ingerichte werkprocessen om de informatie adequater en Woo-proof te maken, waarbij de informatieveiligheid gewaarborgd blijft. Het programmateam heeft in 2023 samengewerkt met de vakafdelingen om de organisatie ook vanuit deze invalshoek verder te ondersteunen in het Woo-proof werken en blijvend te kunnen sturen op correcte en complete dossiervorming.
In 2023 is een start gemaakt met het implementeren van de selectielijst e-mailarchivering. Zo is de gemeente aangesloten op de selectielijst e-mailarchivering van de VNG.